1. Déterminez le résultat souhaité
Il existe 4 types de courriels :
- Courriel auto-réalisateur : Le courriel lui-même est le point. Vous voulez dire quelque chose au destinataire, soit un compliment, soit de l’information. Aucune réponse n’est nécessaire.
- Demandes de renseignements : Vous avez besoin de quelque chose de la part du destinataire sous la forme d’une réponse. Par exemple, des conseils ou des réponses aux questions. La réponse est le résultat souhaité.
- Boîte de dialogue ouverte : Garder les lignes de communication ouvertes, dans le but d’obtenir un résultat ou un avantage futur.
- Courriels d’action : L’objectif n’est pas la réponse, mais une action de la part du destinataire. Par exemple, un argumentaire de vente ou demander au destinataire d’aller sur un site Web.
Quel type de courriel envoyez-vous? Quel est le résultat souhaité?
Plus votre intention est claire, plus vous serez concentré, mieux vous pourrez répondre au résultat souhaité et plus vous aurez de chances d’obtenir le résultat souhaité.
2. Rédigez une ligne d’objet significative
La plupart des serveurs de messagerie utilisent un logiciel tiers pour numériser les lignes d’objet, alors avant de cliquer sur « envoyer », prenez un moment pour vous assurer que la ligne d’objet décrit correctement le contenu.
3. Gardez le message ciblé
Évitez d’écrire « toute l’histoire » et tenez-vous-en aux faits, cela vous aidera à garder votre message court et précis.
4. Faites en sorte qu’il soit facile d’être trouvé
Assurez-vous que votre signature comprend les URL appropriées pour votre site Web, votre blogue, votre portfolio ou votre produit. Vérifiez que les liens sont fonctionnels afin que le lecteur puisse vous trouver ou se connecter à vous en un clic.
5. Le formatage et les polices de caractères sont importants
Rendez les courriels faciles à lire et à numériser rapidement en procédant comme suit :
- Utilisez des majuscules et une orthographe standard
- Évitez les polices de caractères sophistiquées
- Évitez les polices trop petites, trop grandes ou difficiles à lire. Par exemple, l’utilisation de 8 points, de gras ou de majuscules peut entraîner l’ignorance de votre courriel.
- Les meilleures polices à utiliser sont Arial, Calibri, Verdana et Tahoma, pour donner au message une apparence professionnelle et facile à lire.