L’interrogatoire préalable est une procédure préalable au procès qui comprend la divulgation de documents devant être utilisés par les parties impliquées dans une audience, un arbitrage, une procédure judiciaire ou une autre forme de litige. Ce processus est légalement requis, et il est important d’assurer la divulgation maximale des documents pertinents à l’affaire, non seulement dans l’intérêt de la divulgation complète, mais aussi parce que l’absence de tels documents – intentionnelle ou non – pourrait être perçue comme une mauvaise foi, entraînant un procès annulé ou une autre responsabilité qui pourrait autrement être évitée.

Suivant cette longue tradition juridique approfondie, l’eDiscovery est un tout nouveau jeu de balle (enfin, si 2006 est nouveau). Avec l’eDiscovery, un défendeur peut demander des documents numériques spécifiques, et la poursuite doit être en mesure de les fournir ou faire face à des répercussions juridiques (et financières). Les renseignements stockés électroniquement (ESI) qui font l’objet d’un litige nécessiteraient un service ou un logiciel pour produire un large éventail de fichiers numériques, tels que des documents, des courriels, des vidéos, des photos, des messages, des bases de données et plus encore.

Alors que les entreprises migrent de plus en plus vers le nuage avec Office 365, les outils de preuve électronique deviennent un incontournable pour les meilleures pratiques de gouvernance de l’information (IG). Selon Proofpoint, 55% des entreprises ont été tenues de produire des courriels par un tribunal ou un organisme de réglementation à des fins légales. Pour produire efficacement de tels documents, les entreprises de toutes tailles doivent tenir compte du processus en place – et pour le courriel en particulier – ou faire face aux répercussions juridiques et financières qui pourraient en découler.

Les outils de preuve électronique efficaces doivent être en mesure d’effectuer les tâches principales suivantes sur demande :

Identification : En cas de poursuite, être en mesure d’identifier les renseignements et les dossiers clés, au moyen du contenu, des métadonnées et autres, en parcourant potentiellement des téraoctets et des années de données.

Collecte : Être en mesure d’accéder aux dossiers (sans corruption ni perte) et de se préparer au traitement.

Traitement : Être en mesure de recueillir, d’analyser et de s’assurer que la bonne ESI a été recueillie et est prête à être partagée.

Production : Cela comprend s’assurer que les formats appropriés (comme PDF ou TIFF) sont générés et qu’ils seront présentables tels quels au tribunal ou par d’autres moyens.

Bien que ce qui précède soit un aperçu simplifié des exigences de la preuve électronique, il devrait être évident que cela peut très rapidement devenir un processus coûteux si votre IG n’est pas en règle. Dans le cadre de l’IG, la preuve électronique est un élément crucial à planifier, car toute entreprise court le risque d’être tenue de produire des dossiers et des données non seulement à des fins de litige, mais même pour certaines des nombreuses lois régissant les infractions (telles que GLBA, HIPAA, PCI, etc.).

Comme l’indique l’infographie ci-dessus, l’IG et l’eDiscovery vont au-delà d’avoir de solides opérations de TI, ils comprennent également une analyse des risques et de la valeur inhérents. Un système IG solide, avec des outils de preuve électronique rapides et efficaces, réduira considérablement les coûts à toutes les étapes de la preuve électronique. Un système d’eDiscovery automatisé est beaucoup moins coûteux que l’embauche d’un spécialiste judiciaire.

En fonction de vos besoins spécifiques, voici les caractéristiques importantes que vous devez prendre en compte lorsque vous envisagez une solution :

• Quelles sont les exigences de l’industrie en matière d’entreposage pour votre organisation? Par exemple, la plupart des institutions juridiques et financières sont tenues de conserver 7 ans de dossiers. 10 ans de stockage et de conservation illimités vous donneront une marge de manœuvre.
• Les politiques d’automatisation doivent reconnaître les courriels et les pièces jointes essentiels de l’entreprise et exclure la conservation des courriels non essentiels. Cela améliorera considérablement les performances lorsqu’il y aura besoin d’une découverte électronique ou d’une suspension légale.
• Un stockage bien organisé, en particulier des métadonnées riches, facilitera les recherches rapides par sujet, contenu, contenu des pièces jointes, dates, expéditeurs et à l’aide d’autres services de filtrage avancés.
• La découverte électronique d’Office 365 et d’autres fonctionnalités basées sur le cloud sont de plus en plus demandées par les clients alors que le passage des solutions de messagerie sur site aux solutions de messagerie basées sur le cloud se poursuit. Votre solution d’archivage et de découverte électronique Office 365 est-elle conforme aux normes?
• Dans l’éventualité d’un événement BCDR, vous devez mettre en place des systèmes garantissant l’intégrité de vos données archivées. Dans la plupart des cas, sinon tous, la méthode la plus sûre est hors site et infalsifiable.
• En cas de litige, vous pourriez être tenu de produire des données dans un format spécifique conformément aux ordonnances du tribunal. Cela comprend l’exportation de courriels et d’autres données en format PDF ou dans d’autres formats appropriés.
• Si vous utilisez des solutions d’archivage avec eDiscovery, la solution d’archivage permet-elle des blocages légaux spécifiques? Cela peut souvent être de l’ordre de 5 à 7 ans et plus, selon les directives spécifiques de l’industrie en finance, en immobilier ou ailleurs.

C’est une brève introduction à l’eDiscovery et à la raison pour laquelle vous voulez vous assurer d’avoir une solution en place qui peut la gérer en cas de litige. Proofpoint a également constaté que moins d’un quart des organisations disposent de systèmes d’archivage hautement automatisés à des fins de conformité, et encore moins ont des niveaux élevés d’automatisation pour compenser les charges de travail juridiques et de preuve électronique.

Nous ne sommes pas des avocats, et cela ne constitue pas un avis juridique. Chaque industrie et chaque entreprise aura des besoins uniques. Nous vous conseillons de consulter un spécialiste juridique lors de la conception de votre plan IG et de définir vos exigences juridiques et de système. De plus, nous offrons l’archivage des courriels qui comprend l’eDiscovery, qui vous permet même de nommer des utilisateurs d’eDiscovery et de retirer le travail de l’avocat des mains de l’informatique – et nous serions heureux de discuter de la façon de répondre à vos besoins.

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[Infographie] Pratiques exemplaires en matière de découverte électronique – Un graphique facile à comprendre

Pour en savoir plus sur l’eDiscovery, consultez le site Web de l’Association for Intelligent Information Management