Vous êtes-vous déjà demandé combien d’adresses courriel Microsoft Outlook et Microsoft 365 peuvent gérer lors de l’envoi d’un seul message? Bien qu’Outlook soit un outil puissant pour la communication, l’envoi de courriels, en particulier à de grands groupes, implique des limites fixées par le service sous-jacent Microsoft 365 ou Exchange Online.

Les restrictions les plus importantes pour les utilisateurs typiques ne sont pas basées sur des tailles de fichiers obscures, mais plutôt sur le nombre de destinataires par message et par jour :

• Destinataires par message : Par défaut, vous pouvez envoyer un seul courriel à un maximum de 500 destinataires individuels (dans les champs À, CC et CCI combinés). Un administrateur peut augmenter cette limite jusqu’à 1 000.
• Limite quotidienne du taux des bénéficiaires : Par défaut, un utilisateur peut envoyer des courriels à un total de 10 000 destinataires dans un délai de 24 heures.

Lorsque vous ajoutez un groupe de contacts (liste de distribution personnelle) à un courriel, le serveur étend ce groupe à ses membres individuels avant de vérifier la limite par message. Ainsi, un groupe de contact de 600 membres dépassera la limite par défaut de 500 destinataires et le courriel ne sera pas envoyé.

Le dépassement de ces limites peut entraîner des rapports de non-livraison et des interruptions d’envoi. De plus, l’envoi de courriels volumineux sans gestion adéquate des listes, en particulier sans utiliser le CCI pour cacher les adresses des destinataires, augmente les risques de cybersécurité. Elle peut rendre les messages plus vulnérables aux réponses accidentelles, exposer les adresses et potentiellement faire des destinataires des cibles d’usurpation de courriels ou d’attaques d’hameçonnage par courriel. La mise en œuvre de solutions robustes de sécurité des courriels comme Proofpoint Essentials ou d’autres outils similaires de protection contre l’hameçonnage des courriels, ainsi que des pratiques exemplaires comme l’utilisation de BCC, permettent d’assurer une communication plus sûre lors de l’envoi à des groupes.

Microsoft fournit des directives officielles sur ces limites d’envoi Exchange Online dans sa documentation.

Solution de contournement pour les grandes distributions :

Pour respecter les limites de Microsoft 365 et maintenir les bonnes pratiques en matière de messagerie (y compris les normes de messagerie conformes à la loi HIPAA , le cas échéant) :

1. Vérifier le nombre de membres : Avant de l’envoyer à un grand groupe de contacts, vérifiez le nombre de membres qu’il contient. Ouvrez le groupe à partir de votre section Contacts/Personnes Outlook pour afficher et compter les membres.
2. Diviser de grandes listes : Si un groupe dépasse votre limite de destinataires par message (généralement 500 ou 1000), divisez-le en plusieurs groupes de contacts plus petits.
3. Utilisez le CBC : Envisagez toujours d’utiliser le champ CCC pour les grandes distributions afin de protéger la vie privée des destinataires et de réduire les risques.
4. Envisagez des outils dédiés : Pour les envois très volumineux ou fréquents, recherchez des plateformes ou des services de marketing par courriel dédiés à l’envoi en masse et à la gestion des listes.

Vous avez besoin de meilleurs outils pour une communication par courriel plus sûre et évolutive?

Si votre organisation envoie régulièrement de grandes listes de destinataires ou a besoin d’assurer une messagerie sécurisée et conforme, Microsoft 365 seul peut ne pas suffire. C’est là qu’interviennent d’autres couches d’outils de protection et de délivrabilité.

Chez Vircom, nous aidons les équipes informatiques et les MSP à renforcer leur pile de sécurité des courriels Office 365 avec des solutions avancées telles que :

• OnDMARC de Red Sift pour l’authentification des courriels et la prévention de l’usurpation d’identité
• Proofpoint Essentials pour la protection contre l’hameçonnage, la continuité des courriels et la formation des utilisateurs
• Outils sécurisés de chiffrement et d’archivage des courriels pour favoriser la conformité et la tranquillité d’esprit

Que vous ayez besoin d’envoyer des e-mails sécurisés à partir d’Outlook, de gérer des distributions de grands groupes ou d’assurer des communications conformes à la loi HIPAA, les solutions intégrées de Vircom vous offrent une protection, une visibilité et un contrôle plus forts, sans trop compliquer votre pile.