L’avantage de l’archivage des courriels Office 365
Les taux d’adoption d’Office 365 continuent d’être très élevés. C’est effectivement l’avenir des solutions de productivité d’entreprise basées sur le cloud. Il s’intègre très bien à l’infrastructure existante pour de nombreuses organisations qui utilisent déjà la suite de productivité Microsoft, offre de solides fonctionnalités de sécurité générales et des mécanismes d’authentification, tout en protégeant la plupart des données des grandes et petites entreprises. O365 s’est adapté efficacement aux dernières tendances en matière de messagerie, de production de documents, de communication vidéo et plus encore, le tout pour des prix d’abonnement prêts à l’emploi, ce qui le rend complet sans être prohibitif.
Microsoft, étant une entreprise habituée à offrir des systèmes destinés à servir les plus grandes entreprises et organisations du monde, offre également une grande visibilité et une granularité aux directeurs informatiques et aux équipes juridiques pour protéger et restreindre l’information, qu’il s’agisse de qui a accès au sein d’une organisation ou de ce qui entre et sort des canaux de communication et des systèmes infonuagiques d’une organisation.
En particulier pour les solutions d’archivage de courriels, Microsoft offre une gamme décente de services, mais souvent aux forfaits EOP les plus coûteux. Cela comprend l’archivage des e-mails sur place, la conservation sur place et la conservation des litiges, l’interface de gestion intégrée à partir du Centre d’administration Exchange, le stockage illimité et plus encore. Il y a une certaine flexibilité avec les autorisations – les utilisateurs peuvent accéder à leurs courriels archivés et les gérer, tandis que les administrateurs peuvent gérer les politiques de rétention. Fondamentalement, ce sont toutes de très bonnes choses qu’Office 365 et son archivage ont à offrir.
L’inconvénient de l’archivage des courriels Office 365
O365 offre beaucoup, mais nous aimerions souligner quelques domaines qui pourraient préoccuper votre organisation.
La nécessité d’une archive immuable et infalsifiable
La première préoccupation est qu « à des fins légales, le fait d’avoir par défaut une archive immuable et infalsifiable est légalement requis en vertu de plusieurs règlements pour rester conforme. Il est essentiel que les utilisateurs ne puissent pas effacer ou modifier les courriels, au risque d » être tenus responsables dans le cadre de poursuites judiciaires. Si les utilisateurs peuvent modifier, modifier ou supprimer des courriels archivés, vous pourriez ne pas être en conformité.
Des sauvegardes qui ne sont pas à la hauteur
La sauvegarde O365 des courriels permet aux utilisateurs de supprimer les courriels avant que le courriel ne soit sauvegardé à l’intervalle de sauvegarde établi par les politiques d’administration. Par exemple, si un utilisateur envoie un courriel qui serait illégal pour quelque raison que ce soit et pertinent pour un litige, mais qu’il est en mesure de supprimer immédiatement la copie de ses archives avant qu’elle ne soit sauvegardée de manière centralisée, votre organisation peut être jugée légalement responsable. L’une des principales différences entre une sauvegarde et une archive est qu’une archive sauvegarde les courriels en temps réel, ce qui permet de restaurer le système à tout moment.
Tenir à jour une archive lors du passage au nuage
Le passage d’On-Premise à O365 présente un défi pour conserver les anciennes archives, et pas seulement les sauvegardes. Si vous souhaitez migrer vos anciennes archives sur site pour les intégrer à vos archives infonuagiques afin de vous assurer que les métadonnées, le contenu et plus encore sont intégrés, vous aurez besoin d’une solution tierce, car Office 365 ne fournit pas cette capacité.
Fonctionnalités minimales d’eDiscovery
En cas de litige, vous devrez être en mesure de parcourir rapidement des années de courriels pour découvrir des informations cruciales et le faire en toute confiance. La limite par défaut des résultats de recherche dans Office 365 est de 250 résultats. Ce n’est pas suffisant pour la plupart des litiges de grande envergure. Cela peut également entraîner un processus de découverte électronique très coûteux. Vous ne pourrez pas non plus effectuer de recherches dans tous les types de fichiers. La recherche dans O365 permet l’indexation de documents Office, de fichiers PDF et de documents textuels. C’est bien en deçà des 500+ types de documents (y compris les documents dans des fichiers zip) offerts par les principales solutions infonuagiques.
Coûts pour répondre à vos besoins
Avec de nombreuses options offertes par Office 365 Email Archiving pour répondre aux besoins de conformité, cela peut devenir très coûteux rapidement. Par rapport aux offres tierces, vous pourriez finir par payer plus cher pour vos besoins de base en matière d’archivage des courriels. Il y a une limite à la quantité que vous pouvez stocker, qui n’est pas insurmontable, mais qui nécessite un entretien régulier des documents archivés pour respecter les limites – ce qui nécessite un engagement de temps.
Et « The Ugly »
L’archivage d’Office 365 est lent
Dire que quelque chose est laid est méchant, mais en accord avec notre thème, la seule chose qui est désagréable dans l’archivage des courriels d’Office 365 est qu’il est lent. C’est la nature de la bête lorsqu’il s’agit d’archivage des courriels sur place, qui nécessite une référence à différents appareils, mécanismes de stockage et plus encore chaque fois qu’une recherche globale est exécutée. Disons que vous voulez que chaque document mentionne un nom complet ou un courriel particulier dans l’ensemble de votre entreprise pendant 5 ans. Cette recherche serait atrocement lente par rapport à ce qui est offert avec une archive infonuagique. Imaginez ensuite : que se passera-t-il si cette recherche n’était pas suffisante? Que se passe-t-il si vous avez besoin de deux ou trois suivis granulaires pour obtenir la documentation exacte dont vous avez besoin dans vos archives de courriels? Cela peut devenir moche rapidement.
Office 365 est l’avenir, mais a des lacunes.
En fin de compte, les tendances continueront de pousser de plus en plus d’entreprises qui utilisent des solutions sur site vers le cloud. Il est souvent plus simple à gérer, s’intègre bien à d’autres applications, peut être précieux pour la continuité et ajouter le potentiel de réduction des coûts. Mais à mesure que de plus en plus d’entreprises passent à Office 365 pour la sécurité de leurs courriels, la continuité et le chiffrement des courriels, il est essentiel de noter les lacunes et les endroits où les intégrations tierces offrent une très bonne valeur, et améliorent également tous les résultats et les besoins de conformité pertinents pour l’archivage, et ce qui peut être réalisé spécifiquement par une solution infonuagique.
