Graymail est essentiellement un courriel en masse qui peut avoir été demandé à un moment donné via un opt-in, mais au fil du temps, l’intérêt pour ce type de courriel a diminué et l’utilisateur final finit par considérer ces messages comme des désagréments ou des pourriels. Un autre nom pour cela est BACN (ou bacon).

Wikipédia définites Graymail comme ayant les traits suivants :

• Sollicité. Le destinataire a demandé à recevoir le courriel en choisissant de l’accepter, directement ou indirectement, par un mécanisme automatique ou non évident, comme fournir une adresse électronique lors de l’inscription à un compte de magasinage en ligne. En revanche, les pourriels sont généralement acceptés comme non sollicités.
• Légitime. Bien qu’il s’agisse d’avis de vente, de coupons, de mises à jour sociales et autres, les messages de courrier gris sont envoyés par des sources fiables qui apprécient leur relation avec le destinataire. Ils incluent généralement une option de désabonnement, l’expéditeur honorant ces demandes.
• Valeur du contenu. Les messages Graymail contiennent généralement du contenu qui répond au destinataire ou à ses intérêts, par opposition aux pourriels qui sont des distributions massives aveugles de sollicitations, d’offres et d’informations non désirées.

Graymail est généralement conforme au CAN-SPAM et à la LCAP parce que les messages ont été sollicités (du moins au départ) et que l’expéditeur peut fournir la preuve que le destinataire a accepté de recevoir ces messages.

Le courrier gris provient généralement d’organisations légitimes. Les messages ressemblent à des pourriels, mais à un moment donné, le destinataire s’y est abonné ou a accepté de les recevoir (et/ou de partenaires). Ainsi, avec le temps, le volume de Graymail augmente tandis que l’intérêt pour ces messages diminue généralement.

Pourquoi Graymail est-il si important?

Fondamentalement, Graymail est considéré comme du pourriel par certaines personnes et comme un courriel légitime par d’autres. La plupart des organisations de filtrage des pourriels doivent donc travailler pour le « bien commun » et seront parfois plus indulgentes avec Graymail afin d’éviter les faux positifs. C’est le cas par exemple avec Office365, alors que Graymail va fuir un peu plus. Le problème fondamental est que les faux positifs sont plus coûteux en termes de perte d’opportunité que les faux négatifs et que la plupart des systèmes de filtrage pèchent par excès de prudence (c.-à-d. la clémence).

Il est très difficile de trouver un bon équilibre et Graymail donnera l’impression que les filtres ne font pas leur travail. Pour une entreprise de filtrage des pourriels, cela peut donner une perception négative.
La plupart des fournisseurs de filtrage des pourriels doivent faire preuve de prudence. Ils doivent souvent trouver un équilibre entre les PME/entreprises et les fournisseurs de services. Les premiers sont moins tolérants envers Graymail et les seconds, plus encore. C’est là que les mécanismes de liste blanche et de quarantaine sont d’une importance vitale pour pouvoir ajuster le filtrage aux préférences des individus.

Si vous cherchez une solution de filtrage des pourriels, vous devrez vous assurer que la solution que vous choisissez répond aux critères suivants :

– Installations appropriées de signalement des faux positifs (courrier légitime pris comme pourriels)

– Installations appropriées de signalement des faux négatifs (spams qui ne sont pas détectés)

– Bon soutien à la quarantaine avec durée de quarantaine réglable

– Production et traitement des rapports de quarantaine et des résumés

– Accès en quarantaine sur le Web avec prise en charge des appareils mobiles

– Si votre organisation utilise Outlook, idéalement une sorte de plugiciel Outlook qui prend en charge tout ce qui précède.

– Une boucle de rétroaction fermée entre ce que vos utilisateurs voient sur le terrain et les rapports, et un moyen pour votre fournisseur de surveiller et d’agir facilement.
– Mécanismes par lesquels votre fournisseur de filtrage des pourriels peut faire ces ajustements pour vous. Il est ainsi beaucoup plus facile pour votre fournisseur de filtrage des pourriels d’ajuster la solution à vos besoins spécifiques et à votre tolérance pour Graymail.

Apprendre à gérer Graymail est simple si vous utilisez une solution de filtrage des pourriels qui vous met aux commandes!