Tout le monde mérite une pause bien méritée, mais il peut parfois être difficile de se déconnecter du bureau, en particulier pour les responsables informatiques et les administrateurs système. Se préparer pour des vacances est stressant dans le meilleur des cas, mais pour les responsables d’un réseau, il est crucial de s’assurer que tout est en ordre.

Vous voulez que tout se déroule le mieux possible. Vous vous demandez peut-être qui validera que les serveurs ont les derniers correctifs. Ou qui gérera ces dernières tâches avant le déploiement de la production d’un client.

Il faut un peu de planification et de préparation pour s’assurer qu’il y a une couverture adéquate pour vos responsabilités et vos tâches.

Vous voulez être sûr que vos clients internes et externes reçoivent un soutien constant pendant les mois d’été. Pour apaiser vos inquiétudes et assurer la continuité de votre travail pendant votre absence, voici cinq façons de préparer vos vacances.

Donner un préavis

Il est important de donner un préavis suffisant pour informer vos collègues de votre congé. Selon votre culture d’entreprise, ayez les discussions nécessaires avec votre gestionnaire pour lui faire savoir comment votre travail sera couvert. Fournissez un état d’avancement de vos projets. Y a-t-il des produits livrables? Si c’est le cas, que devra-t-on remplir pendant votre absence? Votre absence ne devrait en aucun cas retarder les projets.

Dans le cas d’un événement critique qui nécessite votre attention pendant vos vacances, quel est votre plan d’action? Êtes-vous joignable? Partagez votre plan avec votre équipe et votre patron afin qu’ils sachent comment réagir.

Informez vos clients avant de prendre vos vacances afin qu’ils ne soient pas surpris lorsqu’ils vous contactent et obtiennent une réponse en cas d’absence du bureau. Informez-les qui vous couvrira pendant votre absence. Fournissez leurs coordonnées. Si la question est urgente, fournissez également des instructions à ce sujet.

Permettez à vos collègues de vous remplacer

Assurez-vous que toute personne qui a besoin d’accéder à des fichiers ou à des systèmes a les droits nécessaires. Vous ne voulez pas que quelqu’un qui couvre votre travail se retrouve dans une situation où il ne peut pas accéder aux dossiers dont il a besoin pour faire son travail. Vérifiez que tout est à jour. Ayez confiance que vos collègues vous couvriront et garderont à cœur les intérêts du client ou de l’entreprise.

Envoyer un courriel interne

Vous avez eu vos discussions et toutes vos responsabilités et tâches ont été détaillées et déléguées. Envoyez un courriel interne à votre équipe et à votre patron détaillant le travail et qui le couvre pendant votre absence.

En cas d’urgence, assurez-vous que quelqu’un a vos coordonnées.

Définissez votre réponse automatique en cas d’absence du bureau

Avant de quitter le bureau pour vos vacances, activez votre réponse d’absence du bureau. Cela semble facile, mais dans votre hâte de terminer votre travail, cela peut être facile à oublier.

Dans votre réponse d’absence du bureau, notez votre point de contact. Indiquez les dates de votre absence. Si vous travaillez dans une équipe qui a un courrier général comme support@mycompany.com, incluez-le également.

Préparez votre retour

Vous voudrez peut-être examiner vos courriels avant de retourner au bureau afin de pouvoir prioriser et résoudre les problèmes les plus urgents. Donnez-vous quelques heures la veille. Parfois, votre premier jour de retour peut être accablant avec les chiffres des courriels dans votre boîte de réception.

Établissez des points de contact avec les collègues qui ont couvert votre travail pendant votre absence pour obtenir une mise à jour sur ce qui a été fait et quelles tâches sont encore en suspens.

En conclusion

Profitez de vos vacances. Soyez sûr d’avoir de bonnes personnes qui couvrent votre travail. Ne vérifiez pas votre téléphone trop souvent. Vous avez partagé vos coordonnées pour traiter des questions urgentes.

Avoir un plan en place est essentiel pour que le travail progresse sans heurts. Vous pouvez être assuré que pendant votre absence, vos clients sont pris en charge et que votre travail est fait.