À un moment donné, vos utilisateurs supprimeront un courriel qu’ils doivent récupérer. Exchange permet aux utilisateurs finaux de récupérer leurs propres messages, mais l’administrateur doit d’abord mettre en place une politique de rétention. Cela peut être défini dans le Centre d’administration d’Exchange Server.

Vous pouvez définir des politiques de rétention globales pour tous les utilisateurs de votre boîte aux lettres, ou vous pouvez définir des stratégies pour des utilisateurs individuels. Étant donné que la plupart des utilisateurs devront récupérer un courriel supprimé accidentellement, il est préférable de donner à tous les utilisateurs au moins une certaine rétention en cas d’erreur. Bien qu’il prenne plus d’espace sur votre serveur de messagerie, il offre aux utilisateurs un filet de sécurité s’ils suppriment un message et ont besoin de le récupérer.

Politique de rétention mondiale

Ouvrez le Centre d’administration Exchange 2016 et cliquez sur le nom de la base de données de votre base de données de messagerie. Sous le nom, vous verrez un lien vers « Limites ». Cliquez sur ce lien.

Dans la section intitulée « Conserver les éléments supprimés pendant (jours) : », entrez un nombre de jours. N’oubliez pas que les utilisateurs ont besoin de plusieurs jours pour récupérer les courriels. Vos utilisateurs ne se rendent peut-être pas compte qu’ils ont accidentellement supprimé un courriel pendant quelques semaines. En même temps, vous devez vous rappeler que le stockage des courriels pendant plusieurs mois peut occuper une grande partie de votre espace de stockage. La plupart des administrateurs permettent à un utilisateur d’enregistrer des courriels supprimés de 14 à 30 jours, ils ont donc un mois pour déterminer s’ils ont besoin d’un courriel supprimé.

Vous pouvez également utiliser PowerShell pour définir des stratégies de rétention. La commande PowerShell suivante définit ExchangeDb sur une politique de conservation de 14 jours.

Set-MailboxDatabase -Identity ExchangeDb -DeletedItemRetention 14

Définition de politiques de conservation sur les boîtes aux lettres individuelles

Les configurations de boîtes aux lettres individuelles sont également effectuées dans le Centre d’administration Exchange 2016. Cliquez sur la boîte aux lettres de l’utilisateur et cliquez sur le lien « Utilisation de la boîte aux lettres ».

Dans la section intitulée « Personnaliser les paramètres de conservation de cette boîte aux lettres, Conserver les éléments supprimés pendant (jours) », tapez le nombre de jours pendant lesquels vous souhaitez autoriser l’enregistrement des messages supprimés. Tout comme les politiques mondiales, le nombre de jours devrait être d’au moins deux semaines, mais ces messages occupent également de l’espace de stockage. Si vous n’autorisez que certaines personnes à stocker des messages, vous pouvez être plus généreux avec les journées.

Vous pouvez également utiliser PowerShell pour définir des stratégies de rétention. La commande suivante établit une politique de rétention de 14 jours pour l’utilisateur « John Smith ».

Set-Mailbox -identity « John Smith » -RetainDeletedItemsFor 14 -UseDatabaseRetentionDefaults $false

Récupération des courriels dans Outlook

Une fois la politique définie, vos utilisateurs peuvent récupérer les courriels supprimés de leurs boîtes aux lettres Outlook. Sous le nom de la boîte aux lettres, l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur le lien « Éléments supprimés » pour afficher une liste des courriels supprimés. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et sélectionnez « Récupérer les éléments supprimés ». L’utilisateur peut également récupérer des courriels individuels en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un élément supprimé et en sélectionnant « Restaurer ». Le message est ensuite déplacé dans la boîte de réception de l’utilisateur.

Exchange 2016 permet aux administrateurs et aux utilisateurs de récupérer facilement les messages supprimés. Une fois qu’une politique est définie, vos utilisateurs peuvent la supprimer et la récupérer au besoin.