Pour les entreprises de toutes tailles, les solutions d’archivage des courriels deviennent nécessaires pour assurer la continuité, la conformité et l’intégrité organisationnelle. Il y a plusieurs raisons à cette tendance, mais les 3 principales raisons de cette tendance relèvent généralement de la sécurisation des courriels afin de maintenir la conformité d’une organisation, la sécurité des informations de ses utilisateurs et d’assurer la continuité des activités.

Archivage des courriels pour les exigences juridiques, de conformité et de l’industrie

Pour de nombreux secteurs, en particulier ceux de la santé et de la finance, des règlements sont en place et exigent la conservation des archives par courriel. Les raisons vont du règlement des différends à la sécurité, à la protection et à la récupération des données, ainsi qu’au stockage sécurisé des renseignements électroniques protégés sur la santé (ePHI), des données des clients ou d’autres renseignements personnels des clients.

La FINRA, la HIPAA et d’autres règlements imposent non seulement des politiques de conservation des dossiers différentes, mais le fait d’avoir des dossiers en soi peut atténuer le risque d’amendes et de contraventions réglementaires et de risques juridiques. Jusqu’à 55% des entreprises seront tenues de produire des courriels par des organismes juridiques ou réglementaires au cours de leur vie, et bien que les conflits internes ou les mauvaises embauches puissent souvent être une source de ces risques, une solution d’archivage de courriels correctement mise en œuvre peut garder toutes les informations correctement stockées et empêcher leur suppression, ce qui signifie qu’aucun enregistrement n’est perdu et que les risques juridiques sont minimisés pour toute entreprise qui l’utilise.

Continuité des activités et des courriels

Dans tous les cas de roulement du personnel et des employés, de changements dans la direction et de développement des relations avec les clients, il y a des risques inhérents que l’information soit perdue, égarée ou oubliée alors qu’elle peut encore être essentielle à l’avenir d’une entreprise. Bien que ce type de continuité des activités soit assuré de manière cruciale par l’archivage des courriels, une telle archive assure également la continuité des activités en cas de sinistre, d’incidents graves ou de « catastrophes naturelles » imprévues qui peuvent effacer les serveurs ou les accès, et mettre au travail les données cruciales sur lesquelles toutes les entreprises fonctionnent aujourd’hui.

En cas de défaillance d’un serveur de messagerie ou d’un cas où une reprise après sinistre est nécessaire, le coût pour les entreprises qui n’ont pas accès aux courriels peut être très élevé, ainsi que les risques potentiels liés aux litiges ou aux risques posés aux données des clients. L’archivage des courriels, et en particulier l’archivage des courriels hors site, dans le cloud, peut assurer la continuité d’une entreprise, quels que soient les changements ou les événements imprévus qui surviennent.

Protection des données

Avec la fréquence croissante de l’hameçonnage, des rançongiciels et même des attaques de jour zéro qui affligent les organisations avec une variété de systèmes logiciels, la protection et le maintien de données sécurisées sont essentiels pour atténuer les risques auxquels toutes les organisations sont confrontées aujourd’hui. Dans les cas où ces attaques peuvent se produire, une archive de courriels en nuage sécurisée, hors site et infalsifiable permet à votre entreprise d’assurer la récupération de toutes vos données de courriel si jamais elles sont compromises, perdues ou autrement « effacées » ou rançonnées.

Facteurs de la solution d’archivage des courriels à prendre en compte

Pour la plupart des entreprises et des organisations, ne pas avoir de politique d’archivage peut finir par coûter beaucoup plus cher en frais juridiques et en coûts opérationnels que le coût d’une solution d’archivage de courriels en nuage. Donc, lorsque vous commencez à envisager une solution, tenez compte des éléments suivants pour vous assurer d’obtenir une solution qui répond à toutes vos exigences et atténue correctement les risques de s’en passer :

• Conformité réglementaire : Votre solution est-elle conforme aux réglementations de votre industrie, qu’il s’agisse de la HIPAA, de la FINRA ou d’un autre code commun?
• Journaux de courriel : Comment un utilisateur final ou un administrateur y a-t-il accès?
• Politique de conservation : La plupart des fournisseurs offrent entre 30 jours et 10 ans (pour se conformer à la réglementation). Quels contrôles peuvent être mis en place pour automatiser ce processus?
• eDiscovery : « Discovery » n’est pas seulement un terme sophistiqué pour les émissions d’avocats et de policiers, cela se produit dans de vraies procédures judiciaires. L’eDiscovery vous permet d’empaqueter et de livrer efficacement des enregistrements de courriels qui peuvent être pertinents pour un processus judiciaire – la solution que vous envisagez l’inclut-elle comme fonctionnalité?
• Restauration à partir d’une sauvegarde : Avec quelle facilité pouvez-vous récupérer et restaurer vos boîtes de réception en cas de sinistre de courriel?
• Continuité des courriels : Votre archive de courriels dans le cloud est-elle dotée d’une fonction de continuité des courriels ? Cela permet à vos utilisateurs d’accéder à une boîte de réception d’urgence chaque fois qu’il y a une panne temporaire de votre serveur de messagerie (ce qui se produit si vous utilisez Office 365).
• Accès des utilisateurs : À quel point sera-t-il facile pour vos collègues d’accéder à leurs boîtes de réception en cas de panne ou d’attaque du serveur? Quels types de niveaux d’autorisation sont disponibles pour donner à vos utilisateurs un accès approprié lorsqu’ils en ont besoin?
• Intégrations : Dans quelle mesure votre solution d’archivage fonctionne-t-elle avec Exchange Journaling ou Remote Journaling avec Office 365?
• Migration : La facilité avec laquelle votre solution d’archivage permet-elle l’exportation et le déplacement vers une autre solution, quelle que soit la raison.

Ce sont les bases. Une fois vos exigences établies, il devient beaucoup plus facile d’examiner les coûts et de comprendre où vous obtiendrez le meilleur rapport qualité-prix. Sinon, cela devrait suffire à vous faire réfléchir à la question de savoir si vous avez besoin d’archiver ou non.

Votre solution d’archivage des courriels est un élément important de votre plan de cybersécurité et certainement de sécurité des courriels. C’est aussi un élément qui peut nécessiter peu de gestion quotidienne si vous abordez correctement ces questions clés dès le départ.

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