La création d’une boîte aux lettres partagée pour diverses communications d’entreprise avec Exchange 2016 n’a jamais été aussi facile. Une boîte aux lettres partagée permet à un groupe d’utilisateurs d’envoyer des courriels à partir d’une boîte aux lettres commune sans afficher l’adresse courriel individuelle de l’utilisateur. En quelques minutes seulement, une boîte aux lettres partagée pour l’équipe de soutien, de vente, de marketing ou pour les demandes de renseignements généraux peut être rapidement mise en place.

Si votre organisation dispose d’une configuration Exchange hybride, suivez la section Utilisation du Centre d’administration Exchange (CAE). Sinon, suivez les instructions de la section Utilisation de l’interpréteur de commandes Exchange Management Shell.

Sélection des autorisations d’un destinataire

Trois options sont disponibles pour obtenir l’autorisation d’un destinataire : Accès complet, Envoyer en tant que et Envoyer en nom.

Accès complet : L’utilisateur a la possibilité de se connecter à la boîte aux lettres et d’agir en tant que propriétaire. Cela permet à l’utilisateur de lire, de visualiser et de supprimer des courriels. Pour pouvoir envoyer des courriels, l’utilisateur a besoin des privilèges « Envoyer en tant que ».

Envoyer en tant que : L’adresse courriel de l’utilisateur n’est pas affichée lors de l’envoi d’un courriel, mais apparaît à partir de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, lorsque Jane sélectionne la boîte aux lettres d’assistance pour envoyer un courriel, le client verra un courriel de l’équipe d’assistance tel que support@mycompany.com.

Envoyer au nom : Ce paramètre permet à l’utilisateur d’envoyer des courriels au nom du groupe de boîtes aux lettres partagées. Notez que vous ne pouvez pas utiliser le CAE pour configurer les autorisations Envoyer au nom d’un utilisateur. Utilisez l’interpréteur de commande Exchange Management Shell avec l’applet de commande Set-Mailbox et le paramètre GrantSendonBehalf Un exemple de cela est inclus dans la section « Utilisation de l’interpréteur de commandes Exchange Management » présentée ci-dessous.

Utilisation de l’EAC

Avant de créer la boîte aux lettres partagée, attribuez des autorisations aux destinataires. Pour plus d’informations sur les autorisations, consultez la section Sélection des autorisations d’un destinataire ci-dessus.

1. Connectez-vous au CAE.
2. Cliquez sur Destinataires, puis sur Partager.
3. Cliquez sur + pour ajouter une nouvelle boîte aux lettres partagée.
4. Dans la zone Nom d’affichage , entrez le nom de la boîte aux lettres partagée, par exemple Opérations de soutien.
5. Dans la case Alias , entrez une autre adresse courriel, par exemple Support-Ops.
6. Cliquez sur + pour sélectionner les utilisateurs. Par défaut, les utilisateurs ont l’accès complet et les autorisations Envoyer en tant que.
7. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Utilisation de l’interpréteur de commandes Exchange Management

Une autre option pour créer une boîte aux lettres partagée consiste à utiliser PowerShell. Dans la syntaxe et les paramètres ci-dessous, Info est une nouvelle boîte aux lettres partagée et Support-Ops a des privilèges d’accès complet et d’envoi au nom de la boîte aux lettres partagée de Support-Ops.

Nouvelle-boîte aux lettres -partagée -Nom « Info » -DisplayName « Info » -Alias Info | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo Support-Ops | Add-MailboxPermission -User Support-Ops -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

Cet exemple suppose que la boîte aux lettres partagée Support-Ops a été créée et activée pour le courriel.

Résumé

La procédure pour configurer une boîte aux lettres partagée dans Exchange 2016 est simple et rapide. C’est un excellent moyen de surveiller et de partager les responsabilités pour les courriels envoyés à l’organisation. De plus, ces courriels sont stockés dans un endroit central, accessible à l’équipe responsable de cette boîte aux lettres. Il en résulte une réponse rapide à la demande générale ou à la demande d’assistance d’un client.